Οι κορυφαίοι 15 βασικοί κανόνες για τις εικονικές συναντήσεις της ομάδας σας το 2022

Μια εικονική συνάντηση είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνδεθείτε με την απομακρυσμένη ομάδα, τους πελάτες και τους ενδιαφερόμενους.

Ωστόσο, αυτές οι συναντήσεις μπορεί συχνά να είναι δύσκολο να εκτελεστούν λόγω της έλλειψης προσωπικής επικοινωνίας, σφαλμάτων λογισμικού και άλλων τεχνικών δυσλειτουργιών.

Για να ξεπεράσετε τέτοια ζητήματα και να διεξάγετε αποτελεσματικές συναντήσεις σε εικονικό περιβάλλον, πρέπει να δώσετε προσοχή στην εθιμοτυπία των συναντήσεων.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε 15 βασικούς βασικούς κανόνες για εικονικές συσκέψεις που πρέπει να λάβετε υπόψη για να πραγματοποιήσετε μια εξαιρετική εικονική συνάντηση.

Αυτό το άρθρο περιλαμβάνει:

(Κάντε κλικ στον σύνδεσμο για να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη ενότητα)

Ας αρχίσουμε.

15 Βασικοί Βασικοί Κανόνες για Εικονικές Συναντήσεις

Οι βασικοί κανόνες συνάντησης βοηθούν τις ομάδες να επικοινωνούν, να συνεργάζονται και να λαμβάνουν αποφάσεις αποτελεσματικά κατά τη διάρκεια μιας εικονικής συνάντησης.

Ακολουθούν ορισμένοι βασικοί κανόνες που πρέπει να τηρήσετε για να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική εικονική συνάντηση:

1. Επιλέξτε ένα κατάλληλο λογισμικό βιντεοδιάσκεψης

Λάβετε υπόψη τις απαιτήσεις της ομάδας σας και επιλέξτε ένα εργαλείο συνάντησης ανάλογα.

Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που χρειάζεστε σε μια πλατφόρμα εικονικών συσκέψεων είναι η συμβατότητα με όλα τα λειτουργικά συστήματα (Λειτουργικά συστήματα) και τις συσκευές.

Μόλις αποκτήσετε ένα κατάλληλο εργαλείο εικονικής συνάντησης, μάθετε πώς να το χειρίζεστε και μοιραστείτε ό,τι μάθατε με τους συναδέλφους σας. Ζητήστε από τους υπαλλήλους σας να περάσουν από βασικές λειτουργίες όπως κοινή χρήση οθόνης, σίγαση και κατάργηση σίγασης, προσθήκη ατόμου κ.λπ.

Ακολουθούν μερικές δημοφιλείς εφαρμογές τηλεδιάσκεψης στην αγορά:

2. Καθορίστε την ατζέντα της συνεδρίασης

Κάθε συνάντηση χρειάζεται μια ατζέντα για την αποφυγή παρεκκλίσεων και την εξοικονόμηση χρόνου όλων.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένας συμμετέχων αρχίζει να μιλά για άδειες μετ‘ αποδοχών ενώ η ομάδα συζητά στόχους. Εάν έχετε μια σταθερή ατζέντα, μπορεί να είναι ευκολότερο να ανακατευθύνετε τη συζήτηση πίσω στους στόχους.

Μια ατζέντα σάς δίνει επίσης μια ιδέα σχετικά με τη διάρκεια της συνάντησης, ώστε να μπορείτε να διασφαλίσετε ότι δεν θα συνεχιστεί πέρα ​​από ένα συγκεκριμένο χρονικό όριο.

Επιπλέον, χωρίστε την ημερήσια διάταξη σε μικρότερα σημεία συζήτησης. Με αυτόν τον τρόπο, είναι λιγότερο πιθανό να χάσετε οποιοδήποτε θέμα και να καλύψετε όλα τα σημαντικά σημεία.

Για παράδειγμα, εάν η ατζέντα της σύσκεψής σας είναι να προγραμματίσετε μια συνάντηση, μπορείτε να αναφέρετε την επιλογή κατάλληλης ημερομηνίας, την επιλογή ενός χώρου και άλλες δραστηριότητες ως διαφορετικά σημεία συζήτησης κ.λπ. Μπορείτε να ορίσετε χρονικά όρια για καθένα από αυτά.

Ωστόσο, ως οικοδεσπότης, πρέπει να μοιραστείτε την ατζέντα τουλάχιστον μία ημέρα πριν από τη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, οι συμμετέχοντες μπορούν να προετοιμαστούν για τη συνάντηση.

3. Προετοιμαστείτε για τη Συνάντηση

Μόλις βγει η ατζέντα, οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να διαβάσουν για το θέμα, να καταγράψουν τις αμφιβολίες τους και να μοιραστούν τις σκέψεις τους. Μπορούν επίσης να περάσουν από τα συνημμένα της σύσκεψης (σε περίπτωση που υπάρχουν) πριν από τη συνάντηση και να αποκτήσουν κάποια εικόνα για το θέμα.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν ένας συμμετέχων στη σύσκεψη κάνει μια μεγάλη ομιλία ή παρουσίαση. Οι άλλοι συμμετέχοντες μπορεί να είναι σε θέση να παρακολουθήσουν καλύτερα τη συζήτηση εάν παρέχετε μια σύντομη σημείωση πριν από την εικονική συνάντηση.

Με αυτόν τον τρόπο, όλοι θα έχουν ως επί το πλείστον μια ιδέα για το θέμα και θα αλληλεπιδρούν πιο ενεργά με την ομάδα.

Τέλος, βεβαιωθείτε ότι το υλικό και το λογισμικό σας λειτουργούν σωστά πριν από τη συνάντηση. Εάν είναι απαραίτητο, πραγματοποιήστε μια δοκιμαστική κλήση με μερικούς συναδέλφους.

4. Μετακινήστε τα προσωπικά αρχεία από την επιφάνεια εργασίας

Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να μοιραστείτε την οθόνη σας με μέλη της ομάδας σε μια εικονική συνάντηση. Τα προσωπικά σας αρχεία που εμφανίζονται στις οθόνες κατά τη διάρκεια εργασιακών κλήσεων μπορεί να φαίνονται αντιεπαγγελματικά. Επιπλέον, μπορεί να ενοχλήσει τους συμμετέχοντες και να παραβιάσει το απόρρητό σας.

Ως αποτέλεσμα, η μεταφορά των προσωπικών σας αρχείων από την επιφάνεια εργασίας σας είναι μια σημαντική πρακτική εικονικής συνάντησης. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι όλες οι καρτέλες που δεν σχετίζονται με την εργασία είναι κλειστές για την προστασία των προσωπικών σας στοιχείων και ότι η ταπετσαρία της επιφάνειας εργασίας σας είναι απλή και επαγγελματική.

Αλλά η πραγματοποίηση τέτοιων αλλαγών μπορεί να είναι χρονοβόρα. Μια εναλλακτική είναι η κοινή χρήση μόνο της σχετικής οθόνης αντί για ολόκληρο το παράθυρο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εμποδίσετε έναν συμμετέχοντα να δει οποιοδήποτε άλλο παράθυρο που περιέχει προσωπικά αρχεία ή καρτέλες.

5. Ακολουθήστε τον σωστό ενδυματολογικό κώδικα

Μια συνάντηση σε εικονικό περιβάλλον είναι τόσο επίσημη όσο και σε φυσική συνάντηση. Επομένως, το να φοράτε κάτι χαλαρό θα μπορούσε να δώσει στους άλλους συμμετέχοντες στη συνάντηση την εντύπωση ότι δεν σας ενδιαφέρει.

Για παράδειγμα, εάν η κουλτούρα του χώρου εργασίας σας απαιτεί από τους υπαλλήλους να φορούν πουκάμισα, οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορεί να λάβουν πιο σοβαρά υπόψη έναν συμμετέχοντα με πουκάμισο παρά έναν με μπλουζάκι.

Προσπαθήστε να φοράτε business casual ενδυμασία ή τον προκαθορισμένο ενδυματολογικό κώδικα αντί για πιτζάμες.

6. Διαγράψτε το φόντο σας

Ένα ακατάστατο φόντο βίντεο μπορεί να αντικατοπτρίζει άσχημα τον χαρακτήρα σας και οι συμμετέχοντες στις διαδικτυακές συναντήσεις μπορεί να σας θεωρήσουν αντιεπαγγελματικό επειδή εμφανίζετε ένα απεριποίητο φόντο.

Η εκκαθάριση του φόντου σας είναι μια κρίσιμη εθιμοτυπία εικονικής συνάντησης. Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να δημιουργήσετε την τέλεια ατμόσφαιρα στο χώρο εργασίας.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένας συμμετέχων στη συνάντηση έχει την αφίσα ενός δημοφιλούς ηθοποιού στο βάθος. Αυτό μπορεί να παραπλανήσει άλλους και η εικονική συνάντηση μπορεί να απομακρυνθεί από την ατζέντα στις ταινίες.

Επιπλέον, ο φωτισμός στην αίθουσα είναι επίσης ζωτικής σημασίας για τους συμμετέχοντες να βλέπουν τις εκφράσεις του προσώπου σας καθώς μιλάτε καθαρά.

7. Εγγραφείτε έγκαιρα στη σύσκεψη

Είτε πρόκειται για εικονικό είτε για αυτοπροσώπως συνάντησητο να είσαι στην ώρα σου αντικατοπτρίζει τη δική σου επαγγελματικότητα.

Ένας συμμετέχων στη σύσκεψη που συμμετέχει στη σύσκεψη αργά μπορεί να φαίνεται αναξιόπιστος. Για να μην αναφέρουμε ότι ο συμμετέχων μπορεί να χάσει τη συζήτηση για ορισμένα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Θα μπορούσαν επίσης να χάσουν κάποιες ευκαιρίες να προσφέρουν εθελοντικά ή να αποδείξουν τον εαυτό τους.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα μέλη της ομάδας μπορεί να περιμένουν έναν υπάλληλο να συμμετάσχει μετά την ώρα έναρξης της συνάντησης. Αυτό μπορεί να διαταράξει ολόκληρο το πρόγραμμα εικονικών συναντήσεων και να προκαλέσει καθυστερήσεις στην εργασία για όλους. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι που φτάνουν νωρίς μπορεί να αισθάνονται άδικη μεταχείριση.

8. Αναθέστε σε ένα άτομο να κρατήσει σημειώσεις

Μόλις ξεκινήσει η εικονική συνάντηση, μπορεί να είναι δύσκολο για εσάς να βρείτε έναν εθελοντή για να κρατήσει σημειώσεις. Γι‘ αυτό πρέπει να ορίσετε μια σημείωση που θα αναλάβει την ευθύνη πριν από την έναρξη της συνάντησης.

Η λήψη σημειώσεων της σύσκεψης μπορεί να ενημερώσει όσους έχασαν τη συνάντηση και να χρησιμεύσει ως μια γρήγορη ανακεφαλαίωση για τους συμμετέχοντες. Επιπλέον, οποιοσδήποτε μπορεί να χρησιμοποιήσει σημειώσεις συσκέψεων ως αναφορά για να προετοιμαστεί για επερχόμενες συναντήσεις.

Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να ανατρέξει στα πρακτικά της συνεδρίασης που έγιναν στην αρχή του μήνα για να αποφασίσει εάν θα εγκρίνει μια συγκεκριμένη άδεια.

9. Ενεργοποιήστε την Κάμερά σας

Η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να κάνει τους εργαζόμενους να αισθάνονται αποκομμένοι από την ομάδα τους. Αυτό μπορεί να επηρεάσει τη σύνδεση της ομάδας και να μειώσει τη δέσμευση.

Μια εικονική συνάντηση είναι πιο πιθανό να μοιάζει με μια κανονική συνάντηση εάν οι συμμετέχοντες κρατούν τις κάμερές τους αναμμένες. Βλέποντας ο ένας τον άλλον μπορεί να βοηθήσει τους συμμετέχοντες σε μια απομακρυσμένη συνάντηση να δεθούν καλύτερα μεταξύ τους.

Επίσης, ενεργοποιώντας την κάμερα web, μπορεί να μπορείτε να μεταφέρετε καλύτερα τα πράγματα μέσω των εκφράσεων του προσώπου και της γλώσσας του σώματος. Με αυτόν τον τρόπο, άλλοι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορεί να είναι σε θέση να κατανοήσουν τις ιδέες σας ξεκάθαρα.

10. Διατηρήστε το μικρόφωνο σε σίγαση όταν είναι ανενεργό

Η σίγαση του μικροφώνου είναι ένας κανόνας εικονικής σύσκεψης που αποσκοπεί στην αποφυγή ταραχών λόγω θορύβου περιβάλλοντος. Πρέπει να ακολουθείτε αυτόν τον κανόνα, ειδικά όταν απλώς ακούτε και δεν συμβάλλετε προφορικά στη συζήτηση.

Εκτός από τη σίγαση του μικροφώνου, πρέπει να κάνετε σίγαση όλων των ειδοποιήσεων της συσκευής για να αποφύγετε ενοχλήσεις στην αίθουσα συσκέψεων. Εάν όχι, ένα κουδούνισμα τηλεφώνου ή ειδοποίηση μηνύματος μπορεί να εμποδίσει τους συμμετέχοντες να δώσουν πλήρη προσοχή.

Το πιο σημαντικό, φροντίστε να ενημερώσετε τα μέλη της οικογένειάς σας για τη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, ενδέχεται να μην μπουν κατά λάθος στο φόντο σας ή να δημιουργήσουν περιττή ταραχή.

Για παράδειγμα, πρέπει να ζητήσετε από την οικογένειά σας να μην ανεβάζει την ένταση της τηλεόρασης πέρα ​​από ένα όριο.

Και όταν δεν μπορείτε να εξαλείψετε το θόρυβο, χρησιμοποιήστε εργαλεία ακύρωσης θορύβου, όπως το Krisp και το NVIDIA Broadcast.

11. Απομακρυνθείτε από περισπασμούς

Μερικοί συνήθεις περισπασμοί κατά τη διάρκεια των συναντήσεων μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Μπαλώνοντας με το τηλέφωνο.
• Πληκτρολόγηση ή εκτέλεση άλλης εργασίας κατά τη διάρκεια της κλήσης.
• Υπερβολική σωματική κίνηση, όπως το περπάτημα.
• Μετακίνηση της κάμερας.
• Καταργεί τη σίγαση χωρίς να έχει τίποτα να πει.

Ένα απρόσεκτο μέλος της ομάδας που εμπλέκεται σε μια τέτοια συμπεριφορά μπορεί να επηρεάσει τη συγκέντρωση όλων των παρευρισκομένων.

Επιπλέον, ο αποσπασμένος υπάλληλος μπορεί να ζητήσει από τον ομιλητή να επαναλάβει τις πληροφορίες, χάνοντας περισσότερο χρόνο. Δώστε το παράδειγμα για να το αποφύγετε και βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τον σωστό τρόπο συμπεριφοράς στις κλήσεις της ομάδας.

12. Κάντε έγκαιρα διαλείμματα

Εάν είστε οικοδεσπότης συνάντησης, διατηρήστε την εθιμοτυπία της συνάντησης να κάνετε τακτικά διαλείμματα. Οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη θα ένιωθαν βαριεστημένοι και εξαντλημένοι από μια μακρά διάσκεψη χωρίς διαλείμματα. Ένα διάλειμμα μπορεί να τους βοηθήσει να αναζωογονηθούν και να αυξήσουν την παραγωγικότητα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια σύσκεψη Zoom διάρκειας 35 λεπτών, να διασκορπιστείτε για 10 λεπτά και να συμμετάσχετε ξανά για μια συνάντηση 35 λεπτών. Αυτό όχι μόνο θα λειτουργήσει ως διάλειμμα, αλλά θα κάνει και τις συναντήσεις Zoom πιο παραγωγικές.

Ρίξτε μια ματιά στον οδηγό μας για πώς να επεκτείνετε ένα χρονικό όριο συνάντησης Zoom.

13. Ενημερώστε τους άλλους πριν φύγετε κατά τη διάρκεια της κλήσης

Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστεί να φύγετε μεταξύ μιας διαδικτυακής συνάντησης για να παρακολουθήσετε άλλα επείγοντα θέματα. Μια ξαφνική αναχώρηση μπορεί να φαίνεται αγενής, ειδικά αφού είστε ο οικοδεσπότης. Για να αποτρέψετε τυχόν άβολες παύσεις, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αφήσετε ένα μήνυμα.

Τα περισσότερα εργαλεία σύσκεψης έχουν μια λειτουργία συνομιλίας που επιτρέπει σε έναν συμμετέχοντα να ξεκινήσει μια παράπλευρη συνομιλία στο κανάλι της σύσκεψης. Όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να δουν το μήνυμά σας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης και δεν θα εκπλαγούν όταν αποχωρήσετε από τη σύσκεψη.

Αλλά πριν βγείτε, θυμηθείτε να κάνετε έναν άλλο συμμετέχοντα ως οικοδεσπότη. Εάν όχι, η συνάντηση μπορεί να τελειώσει όταν φύγετε.

Εδώ είναι πώς μπορείτε να κάνετε κάποιον άλλο οικοδεσπότη στο Zoom.

14. Τερματίστε τη Συνάντησή σας Επαγγελματικά

Οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη θα μπορούσαν να έχουν χάσει μέρη της σύσκεψης ή να έχουν παρεξηγήσει ένα θέμα λόγω του χαμηλού εύρους προσοχής. Μπορείτε να διορθώσετε τέτοια ζητήματα πραγματοποιώντας έναν τελικό γύρο – 30 δευτερόλεπτα τελικών παρατηρήσεων για τα θέματα που συζητήθηκαν – για κάθε συνάντηση.

Αυτό μπορεί να δώσει σε όλους τους συμμετέχοντες την ευκαιρία να πάρουν κάποιες πληροφορίες που άφησαν έξω.

Ως οικοδεσπότης συνάντησης, πρέπει να αναφέρετε:

• Στοιχεία ενεργειών ή επόμενα βήματα.
• Υπάλληλοι υπεύθυνοι για αντικείμενα που μπορούν να ενεργήσουν.
• Πότε θα γίνει η επόμενη συνάντηση.

Επιπλέον, δεδομένου ότι η εικονική σύσκεψη θα τελειώσει όταν φύγει ο οικοδεσπότης της συνάντησης, πρέπει να μείνετε μέχρι να μιλήσουν όλοι και να αποχαιρετήσουν.

15. Μοιραστείτε τους κανόνες του χώρου συνεδριάσεων πριν από τη βιντεοκλήση

Οι παρευρισκόμενοι χρειάζονται χρόνο για να εντάξουν τη συνάντηση στο πρόγραμμά τους και να προετοιμαστούν σύμφωνα με τους κανόνες της συνάντησης. Ως αποτέλεσμα, πρέπει να αποφασίσετε την εθιμοτυπία της συνάντησης και να την μοιραστείτε εκ των προτέρων.

Για παράδειγμα, χωρίς κανόνα σύσκεψης, ένας νέος συμμετέχων μπορεί να μην γνωρίζει τον ενδυματολογικό κώδικα ή την ατζέντα της σύσκεψης.

Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι η εθιμοτυπία της εικονικής σας συνάντησης είναι πολιτιστικά κατάλληλη. Εάν έχετε μια ομάδα μικτής κουλτούρας, φροντίστε να μην προσβάλει κανέναν κανένας από τους κανόνες.

Πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι συμμετέχοντες ακολουθούν κανόνες συνάντησης?

Μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να τηρούν την εθιμοτυπία της συνάντησης είναι:

• Εξηγήστε τη σημασία του καθενός κανόνας: Οι συμμετέχοντες μπορεί να δουν τη λογική στην τήρηση του κανόνα, αν τους πείτε πώς ωφελεί την εικονική ομάδα κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

• Πάρτε μια γνώμη για κάθε κανόνας: Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση που διαφωνούν με μια εθιμοτυπία μπορούν να εκφράσουν τη γνώμη τους και η ομάδα μπορεί να αποφασίσει εάν θα συμπεριλάβει τον κανόνα ή όχι.

• Υπενθύμισε για το εθιμοτυπία πριν το συνάντηση: Πρέπει να διαβάσετε τους κανόνες στην αρχή της συνάντησης για να υπενθυμίσετε στους συμμετέχοντες την εθιμοτυπία.

• Αντιμετωπίστε την απροσεξία: Ζητήστε ευγενικά από τους αποσπασμένους συμμετέχοντες να συγκεντρωθούν καλύτερα και να ρωτήσουν γιατί αποσπώνται η προσοχή τους.

Τυλίγοντας

Οι εικονικές συναντήσεις είναι εδώ για να μείνουν λόγω της αυξανόμενης δημοτικότητας του μοντέλου απομακρυσμένης εργασίας.

Ευτυχώς, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια επιτυχημένη εικονική συνάντηση ακολουθώντας ορισμένους βασικούς κανόνες, όπως η προετοιμασία πολύ εκ των προτέρων, η διαχείριση των περισπασμών, η ακρίβεια κ.λπ.

Μπορείτε να ανατρέξετε στις βέλτιστες πρακτικές που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο για να δημιουργήσετε καλές οδηγίες εθιμοτυπίας εικονικών συναντήσεων κατάλληλες για την εργασιακή σας κουλτούρα.