16 Βέλτιστες πρακτικές εικονικών συναντήσεων για το 2022

Η πανδημία και οι επακόλουθες εξ αποστάσεως και υβριδικές μεταβάσεις εργασίας έχουν κάνει τις εικονικές συναντήσεις τον κανόνα για πολλές εταιρείες.

Όμως η διεξαγωγή α επιτυχής Η απομακρυσμένη σύσκεψη μέσω εργαλείων όπως το Zoom ή το Microsoft Teams δεν είναι απλή δουλειά. Οι διοργανωτές πρέπει να αντιμετωπίσουν μυριάδες προκλήσεις για να φιλοξενήσουν μια επιτυχημένη εικονική συνάντηση.

Μην ανησυχείς. Σας καλύψαμε.

Σε αυτό το άρθρο, θα επισημάνουμε 16 βέλτιστες πρακτικές εικονικών συσκέψεων, ώστε να μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι οι απομακρυσμένες συσκέψεις σας θα έχουν σίγουρη επιτυχία. Για να καλύψουμε όλες τις βάσεις, θα εξετάσουμε τι ακριβώς πρέπει να κάνετε πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση.

Αυτό το άρθρο περιέχει:

(Κάντε κλικ στους παρακάτω συνδέσμους για να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη ενότητα)

Ας αρχίσουμε.

16 Βέλτιστες πρακτικές εικονικών συναντήσεων: Πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τις εικονικές συναντήσεις Κάντε κλικ στο Tweet

16 Βέλτιστες πρακτικές εικονικών συναντήσεων

Είτε σας αρέσει είτε όχι, η απομακρυσμένη εργασία είναι εδώ για να μείνει.

Αλλά πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά εάν μια εικονική συνάντηση δεν προγραμματιστεί σωστά. Επομένως, πρέπει να σκεφτούμε πώς να επικοινωνούμε και να συνεργαζόμαστε αποτελεσματικά κατά τη διάρκεια των εξ αποστάσεως συναντήσεων.

Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω 15 συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι η επόμενη εικονική σας συνάντηση θα είναι επιτυχημένη:

Α. Πριν τη Συνέλευση

Πριν ξεκινήσετε την πραγματική συνάντηση, θα πρέπει να έχετε υπόψη σας τα ακόλουθα:

1. Καθορίστε τον σκοπό και την ατζέντα της συνάντησης

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αποφασίσετε ΠΟΥ πρέπει να παρευρεθούν και τι πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε. Θα χρειαστεί να σχεδιάσετε ολόκληρη τη συνάντηση γύρω από αυτά τα δύο σημεία.

Είναι για να αυξήσει την παραγωγικότητα, να ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες να συνεργαστούν σε ένα έργο ή να δημιουργήσουν καινοτόμες ιδέες;

Έχοντας σαφείς στόχους για ολόκληρη τη συνάντηση θα σας βοηθήσει να επιτύχετε το καλύτερο αποτέλεσμα.

Μπορείτε να δημοσιεύσετε την ατζέντα της συνάντησης στον πίνακα συνομιλίας της ομάδας πολύ νωρίτερα. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν την ευκαιρία να δουν εν συντομία την ατζέντα της συνάντησης και να συνεισφέρουν ουσιαστικά στη συζήτηση.

2. Επιλέξτε τη σωστή τεχνολογία και δοκιμάστε την

Πολλές εικονικές συναντήσεις τείνουν να αποτυγχάνουν επειδή οι άνθρωποι χρησιμοποιούν το λάθος εργαλείο ή αντιμετωπίζουν προβλήματα πληροφορικής.

Αφιερώστε τουλάχιστον 15-20 λεπτά πριν από τη συνάντηση για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν σωστά.

Διαφορετικά, μπορεί να χρειαστεί να αφιερώσετε πολύ χρόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης για να διορθώσετε ένα τεχνικό πρόβλημα όπως:

• Αργή ή αποτυχημένη σύνδεση στο Διαδίκτυο.
• Μη προγραμματισμένες ενημερώσεις λογισμικού.
• Δυσλειτουργία ήχου (μικρόφωνο/ηχεία).

Ωστόσο, μόνο και μόνο επειδή έχετε δοκιμάσει την τεχνολογία σας εκ των προτέρων δεν σημαίνει ότι δεν θα παρουσιάσει δυσλειτουργία κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Εάν συμβεί αυτό, μείνετε ήρεμοι και ζητήστε ευγενικά από το κοινό να σας υπομένει όσο επιλύετε το τεχνικό ζήτημα.

3. Αποφύγετε τον προγραμματισμό του λόξυγκα

Πολλές εταιρείες λειτουργούν σε διεθνείς ζώνες ώρας.
Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο όταν προγραμματίζετε μια συνάντηση με εικονικές ομάδες.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι βρίσκεστε στη Νέα Υόρκη και έχετε προγραμματίσει μια συνάντηση προσωπικού για τις 10 το πρωί. Ωστόσο, οι εικονικοί συμμετέχοντες στο Λος Άντζελες μπορεί να εξακολουθούν να κοιμούνται στις 6 το πρωί και να χάνουν την υβριδική συνάντηση.

Ο προγραμματισμός του λόξυγγα μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα άτομα να χάσουν συναντήσεις ή μη παραγωγική συμμετοχή απροετοίμαστων υπαλλήλων.

Δεν θα θέλατε ένα σημαντικό συνάντηση να είσαι αντιπαραγωγικός λόγω ενός λόξυγγα προγραμματισμού, σωστά;

Μπορείτε να αποφύγετε αυτά τα ζητήματα με εργαλεία προγραμματισμού όπως:

• Ημερολόγιο Google.
• Βοηθός προγραμματισμού του Microsoft Outlook.
• Γράφω άσκοπα.

Η χρήση εφαρμογών όπως αυτές θα βοηθήσει ένα άτομο να επιβεβαιώσει την παρουσία του εκ των προτέρων και να το ειδοποιήσει λίγες ώρες πριν από την υβριδική συνάντηση και να κάνει check-in στην ώρα του.

4. Σκεφτείτε το απόρρητο

Πολλές συναντήσεις συζητούν πολύ ευαίσθητα θέματα που πρέπει να τηρούνται εμπιστευτικά.

Επομένως, οι εικονικές σας συναντήσεις πρέπει να πραγματοποιούνται πίσω από μια εικονική κλειστή πόρτα, για να διασφαλιστεί ότι θα αποφύγετε ζητήματα όπως το Zoombombing, όπου απρόσκλητοι συμμετέχουν στην αίθουσα συσκέψεών σας.

Ευτυχώς, τα εργαλεία εικονικής σύσκεψης διαθέτουν λειτουργίες ασφαλείας που διασφαλίζουν ότι θα επιτρέπεται η είσοδος μόνο σε όσους έχουν τον κωδικό πρόσβασης της σύσκεψης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τέτοιες δυνατότητες και να αναθέσετε σε έναν θυρωρό να ελέγχει και να παρακολουθεί ποιος συμμετέχει στη σύσκεψη ενώ μιλάτε.

5. Ελέγξτε την Κάμερά σας

Έχετε βρεθεί ποτέ σε ένα συνάντηση όπου δεν φαίνονται όλοι κλήση συνδιάσκεψης?

Είναι σαν να κάνεις μια συνάντηση μόνος σου σε ένα σκοτεινό δωμάτιο. Δεν μπορείς να καταλάβεις τη γλώσσα του σώματος ενός ατόμου και δεν μπορεί να δει τη δική σου.

Για να το αποφύγετε, βεβαιωθείτε ότι η φωτογραφική μηχανή σας λειτουργεί σωστά, ο φακός είναι καθαρός και ότι έχει τοποθετηθεί σωστά, ώστε οι άλλοι να μπορούν να βλέπουν καθαρά το πρόσωπό σας.

Βλέποντας τις εκφράσεις του προσώπου ενός ατόμου κατά τη διάρκεια της συνάντησης διευκολύνει τη διαδικασία συνεργασίας.

Ωστόσο, οι πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης όπως το Microsoft Teams, το Skype, το Zoom κ.λπ., σας επιτρέπουν να απενεργοποιήσετε ή να ενεργοποιήσετε το βίντεό σας.

Πάντα να εξετάζετε το ατζέντα της συνεδρίασης και το απαιτούμενο επίπεδο συμμετοχής σας. Ενημερώστε τους συμμετέχοντες εκ των προτέρων εάν είναι εντάξει σβήνουν τις κάμερές τους κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

6. Σκεφτείτε το ιστορικό σας

Πριν από μια συνάντηση, σκεφτείτε τι υπάρχει πίσω σας.

Αν υπάρχει κάτι στο δικό σας Ιστορικό αποσπά την προσοχή, δοκιμάστε να το αφαιρέσετε πριν από τη συνάντηση.

Ορισμένες πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης, όπως το Zoom, σας επιτρέπουν να θολώσετε το φόντο σας, ενώ άλλες σας επιτρέπουν να το αλλάξετε εντελώς με εικονικό φόντο. Αυτές είναι και οι δύο εξαιρετικές επιλογές για να κρύψετε τι μπορεί να αποσπάσει την προσοχή των συμμετεχόντων στη σύσκεψή σας.

Επιπλέον, χρησιμοποιήστε σωστό φωτισμό, καθώς είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι άλλοι μπορούν να δουν σωστά το πρόσωπό σας. Για να το κάνετε αυτό, προσπαθήστε να το εγκαταστήσετε σε ένα καλά φωτισμένο δωμάτιο και αποφύγετε τυχόν φώτα που δείχνουν απευθείας στην κάμερα web.

7. Ελαχιστοποιήστε τους θορύβους που αποσπούν την προσοχή

Πριν ξεκινήσει η εικονική συνάντηση της ομάδας, εξαλείψτε τυχόν θορύβους που αποσπούν την προσοχή, όπως το ρολόι που χτυπάει, ο ήχος της κίνησης από ένα ανοιχτό παράθυρο ή ο ήχος των μελών της οικογένειας που μιλάνε σε άλλο δωμάτιο.

Για να βοηθήσετε στον έλεγχο του θορύβου κατά τη διάρκεια εικονικών συσκέψεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές ακύρωσης θορύβου όπως Krisp, SoliCall, Audacity, Noise Blocker ή εφαρμογές όπως το Zoom με ενσωματωμένες λειτουργίες ακύρωσης θορύβου.

Και θυμηθείτε να διατηρείτε το τηλέφωνό σας σε αθόρυβη λειτουργία για να διασφαλίσετε ότι οποιοδήποτε μήνυμα ή κλήση λαμβάνετε δεν διακόπτει τη συνάντησή σας.

8. Αναθέστε ρόλους

Ο οικοδεσπότης της συνάντησης μπορεί να δημιουργήσει καλύτερη συμμετοχή του κοινού αναθέτοντας σαφείς ρόλους.

Καλό είναι να ορίσετε κάποιον ως χρονομέτρη και κάποιον να σημειώσει πρακτικά συνάντησης. Μπορείτε επίσης να βρείτε το άτομο που γνωρίζει περισσότερο την τεχνολογία στη σύσκεψη και να του αναθέσετε έναν ρόλο υποστήριξης εάν υπάρχουν τεχνικά προβλήματα.

Όλα αυτά θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι η απομακρυσμένη σύσκεψη διεξάγεται ομαλά και ότι όλοι έχουν μερίδιο σε αυτήν.

Β. Κατά τη διάρκεια της Συνέλευσης

Τώρα που έχετε προετοιμαστεί πλήρως για ολόκληρη τη συνάντησή σας ελέγχοντας το λογισμικό, τον εξοπλισμό και την ατζέντα, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε αυτή τη συνάντηση!

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για τη διασφάλιση καλύτερης συμμετοχής των συμμετεχόντων:

9. Σίγασε τον εαυτό σου και τους άλλους κατάλληλα

Ορίστε ορισμένους βασικούς κανόνες στην αρχή της σύσκεψης και ζητήστε από τους συμμετέχοντες να ενεργοποιήσουν τις κάμερές τους και να καταργήσουν τη σίγαση για να συμμετέχουν ενεργά.

Κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, ο οικοδεσπότης της σύσκεψης θα πρέπει να θέτει σε σίγαση τα μικρόφωνα όλων των ατόμων ανά πάσα στιγμή, εάν δεν μιλούν κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης ή ενός διαδικτυακού σεμιναρίου. Αυτό είναι σημαντικό για να διασφαλιστεί ότι θόρυβος φόντουκινήσεις, αναπνοή ή άλλοι ήχοι αποσπούν την προσοχή από όποιον μιλάει.

Ωστόσο, για να διατηρήσετε τη ροή μιας συζήτησης σε μικρές ομάδες, όπως σε αίθουσες επισκέψεων, ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να παραμείνουν χωρίς σίγαση.

10. Κρατήστε τις εικονικές συναντήσεις σύντομες

Πρέπει να έχετε επίγνωση της διάρκειας των εικονικών συναντήσεων της ομάδας σας.

Δεν έχετε την πολυτέλεια να δώσετε στους ανθρώπους ένα διάλειμμα για μπάνιο 5 λεπτών όπως θα κάνατε συνήθως σε ένα ζωντανό σκηνικό για να διαλύσετε τη μονοτονία της πλήξης.

Προσπάθησε να κρατήσεις το δικό σου συνάντηση περίπου το όριο της 1 ώρας και το μέγιστο 2 ώρες.

Χωρίστε τις συναντήσεις σας σε μικρότερες συνεδρίες διάρκειας 15-30 λεπτών.

Μπορείτε να αποτρέψετε τις υπερβολικές διαδικτυακές συσκέψεις τηρώντας πιστά την ατζέντα σας και διασφαλίζοντας ότι δεν βγαίνετε εκτός θέματος.

11. Επιτρέψτε στους Συμμετέχοντες να συνδεθούν πριν από τη σύσκεψη

Μπορείτε να συζητήσετε θέματα με άλλους προτού ξεκινήσει η συνάντηση με συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο. Αλλά δυστυχώς, δεν έχετε την ίδια ευκαιρία στον εικονικό χώρο.

Το να επιτρέπετε στο κοινό σας να συνδεθεί λίγα λεπτά πριν από την έναρξη της απομακρυσμένης σύσκεψης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τις απομακρυσμένες ομάδες να συναντηθούν και να χαιρετιστούν η μία την άλλη. Αυτή είναι επίσης μια εξαιρετική στιγμή για τον συντονιστή να χρησιμοποιήσει ένα παγοθραυστικό για να βοηθήσει το κοινό να αισθανθεί πιο συνδεδεμένο.

Το πιο σημαντικό είναι ότι επιτρέπει επίσης σε έναν συμμετέχοντα στη σύσκεψη να δοκιμάσει τον εξοπλισμό του και τη συνδεσιμότητα του δικτύου του και να λάβει μια ονομαστική κλήση.

12. Καταιγισμός ιδεών εικονικά

καταιγισμός ιδεών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για εικονικές ομάδες να συλλάβει νέες ιδέες και να διερευνήσει πιθανές λύσεις σε προβλήματα.

Όταν χρησιμοποιείτε τα σωστά εργαλεία συνεργασίας, ο διαδικτυακός καταιγισμός ιδεών μπορεί αποτελεσματικά να επιτρέψει σε απομακρυσμένες ομάδες να συνδεθούν, να συνεργαστούν και να μοιραστούν τις καινοτόμες ιδέες τους.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία λευκού πίνακα όπως Miro, Stormboard, Collarboard και Conceptboard για τον εικονικό καταιγισμό ιδεών. Αυτές οι εφαρμογές λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο που λειτουργεί ένας πραγματικός πίνακας σε ένα φυσικό περιβάλλον. Σας επιτρέπουν να αναλάβετε πολλές εργασίες και να μοιραστείτε τα οφέλη της οπτικής σκέψης, της διδασκαλίας και της συνεργασίας σε ένα εικονικό περιβάλλον.

Η κοινή χρήση οθόνης κατά τη διάρκεια της συνεδρίας καταιγισμού ιδεών μεγιστοποιεί το ποσοστό συμμετοχής και οδηγεί σε μια πολύ πιο παραγωγική συνάντηση.

13. Διατηρήστε αμφίδρομη επικοινωνία

Ως οικοδεσπότης, είναι εύκολο να κάνετε την εικονική συνάντηση αποκλειστικά για τον εαυτό σας και να τελειώσετε με αυτό. Αλλά είναι μια παγίδα που πρέπει να αποφύγει κανείς.

Οι άνθρωποι συνήθως εμφανίζουν κάποια λεκτικά και μη λεκτικά σημάδια δέσμευσης, όπως να γνέφουν, να συμφωνούν προφορικά ή να κάθονται στην άκρη του καθίσματος. Αυτά τα σημάδια είναι εύκολο να πιαστούν σε μια ζωντανή συνομιλία. Αλλά μια εικονική συνάντηση απαιτεί έναν προσεκτικό και προσεκτικό οικοδεσπότη για να τους πιάσει.

Ένας καλός οικοδεσπότης πρέπει να γνωρίζει πότε το κοινό χάνει το ενδιαφέρον του και πώς να το επαναφέρει. Μπορούν να το κάνουν αυτό σχεδιάζοντας τη συνεδρία για μέγιστη αφοσίωση κοινού μέσω ερωτήσεων, συζητήσεων, παιχνιδιών κ.λπ. Και πρέπει να παραμείνουν ενήμεροι για τις μεταβαλλόμενες διαθέσεις των συμμετεχόντων παρατηρώντας τη γλώσσα του σώματός τους.

Το πιο σημαντικό, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι κανείς δεν μπορεί να απαιτεί 100% προσοχή ανά πάσα στιγμή.

Γ. Μετά τη Συνέλευση

14. Ολοκληρώστε με μια Περίληψη

Προσπαθήστε να τερματίσετε τη διαδικτυακή σύσκεψη εγκαίρως και κάντε μια σύντομη συνεδρία για να συζητήσετε τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν και να διασφαλίσετε ότι όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη κατανοούν τι πρέπει να γίνει.

Για μια εξαιρετική εικονική συνάντηση, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φορά για να αντιμετωπίσετε ζητήματα της ομάδας και να απαριθμήσετε τα επόμενα βήματα πριν από τις επερχόμενες συναντήσεις.

Καταγράψτε τη σύσκεψη και μοιραστείτε τα σχόλια και τη συνέχεια με εκείνους τους συμμετέχοντες που δεν μπόρεσαν να παρευρεθούν.

15. Κοινή χρήση σημειώσεων συνάντησης

Στείλτε μια συνέχεια της σύσκεψης μέσω email με τις σημειώσεις και τα στοιχεία ενεργειών αμέσως μόλις ολοκληρωθεί η σύσκεψη.

Οι σημειώσεις σας πρέπει να είναι πάντα σαφείς και συνοπτικές, ώστε να μην υπάρχει παρανόηση σχετικά με τις αποφάσεις που λαμβάνονται ή τις ενέργειες που πρέπει να ακολουθηθούν.

Οι άνθρωποι μπορεί να μην διαβάζουν μακροσκελείς και περίπλοκες σημειώσεις. Κρατήστε τις σημειώσεις σας σύντομες, απλές και άμεσες.

Λογισμικό όπως το Google Hangouts, τα Έγγραφα Google, το Hive Notes και το nTask είναι εξαιρετικές εφαρμογές για την εγγραφή και αποστολή σημειώσεων σε απομακρυσμένες ομάδες τόσο κατά τη διάρκεια όσο και μετά την εικονική συνάντηση της ομάδας.

16. Αξιολογήστε για να βελτιώσετε τις μελλοντικές εικονικές συναντήσεις

Μετά το τέλος της συνάντησης, οι εικονικές ομάδες πρέπει να συγκεντρωθούν για να προσδιορίσουν τι λειτουργεί και τι όχι.

Αποτελεσματικές εικονικές συναντήσεις χρειάζονται ομαδική εργασία για να βοηθήσουν όσους αισθάνονται λιγότερο άνετα με την τεχνολογία να προσαρμοστούν και να κατανοήσουν τι χρειάζεται.

Είναι χρήσιμο να καταγράφετε σχόλια σε πραγματικό χρόνο χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο έρευνας μέσω τηλεφώνου, όπως το Poll Everywhere, για να συλλέγετε σχόλια από κάθε μέλος της ομάδας για συγκεκριμένα σημεία συζήτησης.

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σχόλια για να επιλύσετε ζητήματα και να συζητήσετε τρόπους βελτίωσης πριν από την επόμενη απομακρυσμένη συνάντηση.

Τυλίγοντας

Κοιτάζοντας το μέλλον της εργασίας, η εξ αποστάσεως εργασία είναι εδώ για να μείνει. Αυτό σημαίνει ότι οι εικονικές συναντήσεις θα παραμείνουν καθοριστικές, είτε μας αρέσει είτε όχι.

Εάν δεν σχεδιάζετε σωστά τις εικονικές συναντήσεις σας, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε προβλήματα σύνδεσης, προβλήματα λογισμικού, ενοχλήσεις και προβληματισμούς σχετικά με τον προγραμματισμό.

Είναι καλύτερο να προετοιμαστείτε με τις βέλτιστες πρακτικές που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο για να έχετε μια καλύτερη εικονική συνάντηση στο μέλλον.